Die Rechnung, die keiner lesen konnte
Es gibt diesen Moment in jeder Buchhaltung, der seit 2025 immer häufiger vorkommt. Eine Mail kommt rein, im Anhang hängt eine Datei mit der Endung xml, und darin stehen spitze Klammern. Kein Briefkopf, keine Positionen untereinander, kein Betrag, den man auf einen Blick sieht. Eine XRechnung eben. Für die Maschine ein Fortschritt, für den Menschen am Schreibtisch erst einmal nichts.
Der übliche Ausweg sieht so aus: Datei aufmachen, mit den Augen durch das XML wandern, irgendwo den Rechnungsbetrag finden, ihn abtippen. Oder, ehrlicher, die Datei liegen lassen und den Lieferanten anrufen, ob er nicht bitte noch eine PDF schicken könnte. Beides ist kein Verfahren, beides kostet Zeit, und beides geht spätestens dann nicht mehr, wenn nicht mehr drei Rechnungen im Monat so hereinkommen, sondern dreißig.
Genau an dieser Stelle setzt der ZUGFeRD Reader an, und Version 3 ist fertig.
Was hereinkommt
Der Reader nimmt an, was auf dem Markt unterwegs ist. ZUGFeRD und Factur-X als PDF mit eingebettetem XML, wobei das XML gelesen wird und nicht der Text der PDF. XRechnung als UBL, Rechnung und Gutschrift gleichermaßen. Und reines CII-XML, also den Inhalt ohne Druckbild drumherum.
Was genau kommt, muss niemand vorher wissen. Der Server erkennt es selbst. Der Knopf in FileMaker sagt nur, in welchem Containerfeld die Datei liegt, alles Weitere ergibt sich beim Lesen.
Was herauskommt
Ein Beleg, so wie ihn ein Mensch erwartet. Links die Datei mit Format, Profil, Größe und Prüfsumme, rechts Absender, Empfänger, Leitweg-ID, Positionen mit Rabatt und Steuersatz, Zahlungsbedingungen und Summen.
Dazu die Prüfung. Sind alle Pflichtangaben da, rechnen sich die Summen, und bei ZUGFeRD zusätzlich, passt das Schema. Für UBL liegt kein Schema im Paket, dort werden Pflichtangaben und Rechenregeln geprüft.
Eine Gutschrift läuft genauso durch, mit Bezug auf die Rechnung, zu der sie gehört.
Und wenn derselbe Beleg ein zweites Mal hereinkommt, weil ihn jemand weitergeleitet hat oder der Lieferant nachgefasst hat, dann sagt der Reader das auch. Schon im Eingang. Doppelte Belege fallen auf, bevor sie in der Buchhaltung Arbeit machen.
Und dann?
Hier hören die meisten Werkzeuge auf, und hier wird es eigentlich erst interessant. Denn was mit einer eingelesenen Rechnung passieren soll, weiß niemand besser als der Betrieb selbst. Der eine legt einen Eingangsbeleg an, der nächste schickt sie erst in eine Freigabe, der dritte reicht sie an ein anderes System weiter.
Also entscheidet der Reader das nicht. Er legt den Beleg im Eingang ab, prüft ihn, und stellt alles als JSON bereit. Ein Script mit dem Namen ZF_Eingang_uebergabe ist die Stelle, an der die eigene Warenwirtschaft übernimmt. Was dort steht, schreibt der Kunde oder wir gemeinsam.
Das ist bewusst offen gehalten. Jede Warenwirtschaft bucht anders, und ein Add-on, das diese Entscheidung mitbringt, passt am Ende nirgends richtig.
Einrichten
Zwei Felder, die Adresse des eigenen Servers und der Lizenzschlüssel. Daneben zwei Testknöpfe für PDF und UBL, damit man nach der Installation sofort sieht, ob die Verbindung steht.
Die Serverkomponente ist dasselbe PHP-Paket wie bei der ZUGFeRD Suite und läuft beim Kunden, auf dem eigenen Webserver. Kein Herstellerserver, keine Cloud dazwischen, keine Aktivierung über das Netz. Rechnungen enthalten Personendaten, und der einfachste Weg, damit sauber umzugehen, ist der, bei dem sie den Betrieb gar nicht erst verlassen.
Die Anleitung steckt in der Datei selbst, als Reiter neben dem Ergebnis, mit Überblick, Einrichten, Lesen, Übergabe und einer Fehlertabelle. Wer schon einmal eine Dokumentation gesucht hat, während die Datei offen vor ihm lag, weiß, warum das dort liegt.
Drei Bausteine
Es gibt die Sache jetzt getrennt, weil nicht jeder beides braucht. Der Creator schreibt E-Rechnungen aus FileMaker heraus. Der Reader liest sie ein. Die Suite kann beides, in einem Paket. Wer die Suite schon hat, hat den Reader bereits, im Reiter neben dem Creator.
Jedes davon gibt es auch als fertige FileMaker-Datei. Öffnen, Zugangsdaten eintragen, loslegen, ganz ohne vorher etwas in die eigene Lösung einzubauen. Wer es einbauen will, nimmt dieselbe Datei als Vorlage.
Warum das jetzt zählt
Empfangen können muss jedes Unternehmen in Deutschland schon seit 2025. Ab
- Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen auch elektronisch stellen, ab 2028 dann alle.
Die Ausgangsseite haben viele im Blick, weil sie sichtbar ist. Die Eingangsseite ist die, die liegen bleibt, weil eine PDF im Posteingang jahrelang gereicht hat. Eine XRechnung reicht nicht mehr, wenn niemand sie lesen kann.
Mehr dazu auf der Seite zum ZUGFeRD Reader V3 und bei den Add-ons.