E-Rechnung aus FileMaker: Anbindung in Stunden, nicht in Wochen

Am 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für die meisten Unternehmen Pflicht. Wer seine Rechnungen in FileMaker schreibt, muss dafür nichts umbauen und kein Projekt daraus machen. Aus der Praxis der letzten Wochen: wie schnell die Anbindung tatsächlich geht.

Noch acht Wochen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch stellen, ab 2028 alle. Eine PDF per Mail reicht dann nicht mehr. Gefordert sind ZUGFeRD (die PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML).

Viele FileMaker-Anwender schieben das Thema vor sich her, weil sie einen großen Umbau erwarten: neue Tabellen, fremde Plug-ins, ein externer Dienst, Wochen an Abstimmung. Genau das muss nicht sein.

Was die Anbindung bei uns bedeutet

Unsere ZUGFeRD Suite hängt sich neben Ihre Lösung. Ihre Datei bleibt, wie sie ist.

• Der Server ist ein Ordner. Auspacken und starten, ohne Webserver, PHP-Installation oder Plug-in. Gestartet wird er direkt aus FileMaker, und ein grüner Punkt zeigt, dass er läuft.
• Ihre Rechnung bleibt Ihre Rechnung. Ihr gewohntes Drucklayout wird die sichtbare Seite der ZUGFeRD-PDF. Der Kunde sieht dieselbe Rechnung wie immer, nur mit den Daten für seine Buchhaltung im Anhang.
• Alles bleibt bei Ihnen. Die E-Rechnung entsteht auf Ihrem eigenen Rechner oder Server. Es geht nichts an einen fremden Dienst, und es fallen keine Gebühren pro Beleg an.
• Ein Klick am Beleg. Die fertige ZUGFeRD-PDF oder XRechnung liegt direkt im Container an der Rechnung, bereit zum Versenden.

Die Zuordnung: sehen statt raten

Die eigentliche Arbeit bei jeder Anbindung ist die Frage: Wo steht in Ihrer Datei was? Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Positionen, Steuer.

Im ZUGFeRD Creator ist das eine Liste, die man in Ruhe ausfüllt:

• Die Felder Ihrer Datei werden beim Tippen angeboten, ein Nachschlagen in „Datenbank verwalten“ ist nicht nötig.
• Ein KI-Vorschlag füllt die meisten Werte auf Wunsch gleich selbst aus.
• Die Live-Vorschau zeigt neben jeder Zeile den echten Wert aus einer Ihrer Rechnungen, grün wenn er da ist, rot wenn er fehlt. So sehen Sie vor der ersten E-Rechnung, ob alles passt.
• Die Zuordnung gilt je Belegart: einmal für Rechnungen, auf Wunsch einmal für Gutschriften.

Aus der Praxis: zwei Tage von der Datei bis zur fertigen E-Rechnung

Nicht jede Lösung ist von der Stange. Gerade gewachsene Warenwirtschaften haben ihre Eigenheiten: Positionen in Wiederholfeldern, Rüstkosten, Textzeilen ohne Menge, ein Kundenstamm mit eigener Logik.

Für solche Fälle binden wir die Suite auch direkt an. Statt einer Zuordnung gibt es dann ein festes Script, das genau auf diese eine Datei zugeschnitten ist. So zuletzt bei einer Warenwirtschaft auf FileMaker 26:

• Freitag: Struktur der Datei analysiert, Script gebaut.
• Samstag: Die ersten ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen liefen, geprüft gegen die offiziellen Prüfregeln.
• Montag: Einbau beim Kunden, per Fernwartung von Datei zu Datei.

In der Datei des Kunden kamen dazu: ein paar Felder, ein leeres Layout, ein Script und zwei Knöpfe. Sonst nichts.

Praxistipp: Nicht jeder Prüfer prüft alles

Bei diesem Projekt meldete einer von zwei Online-Prüfern einen Fehler, der andere ließ die XRechnung ohne Beanstandung durch. Der Unterschied: Die XRechnung verlangt eine elektronische Adresse des Käufers, in der Regel seine E-Mail für Rechnungen (Regel PEPPOL-EN16931-R010). Für ZUGFeRD ist sie nicht nötig, deshalb fehlt sie in vielen Kundenstämmen.

Unser Rat: Prüfen Sie Ihre ersten E-Rechnungen mit einem Prüfer, der die vollständigen deutschen Regeln anwendet, nicht nur die europäische Grundnorm. Und legen Sie im Kundenstamm frühzeitig ein Feld für die Rechnungs-E-Mail an.

Was Sie bekommen

• ZUGFeRD-PDF (PDF/A-3 mit XML nach EN 16931) und XRechnung, für Rechnungen und Gutschriften
• Mac und Windows, FileMaker Pro ab Version 19
• Entwickelt und getestet gegen die offiziellen Prüfregeln
• Auf Wunsch die Anbindung durch uns, auch an gewachsene Lösungen

Fazit

E-Rechnung aus FileMaker ist kein Großprojekt. Mit der ZUGFeRD Suite ist sie in Stunden eingerichtet, bei einer gewachsenen Lösung mit festem Script in wenigen Tagen. Acht Wochen sind genug Zeit, wenn man jetzt anfängt.

Sprechen Sie uns an. Wir sehen uns Ihre Datei an und sagen Ihnen ehrlich, welcher Weg für Sie der schnellste ist.

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