Ronny Schrader

Viele Entwickler suchen nach Wegen, wie sich Notizen, Aufgaben oder Projekte aus natürlicher Sprache direkt in FileMaker übernehmen lassen – ohne Umweg über Integrationsplattformen wie n8n oder Make. Mit einem schlanken PHP-Skript und der FileMaker Data API ist genau das möglich.

Idee und Zielsetzung

Der Ansatz ist denkbar einfach: 1. Ein Benutzer spricht oder schreibt einen kurzen Text. 2. Dieser Text wird per JSON-POST an ein PHP-Skript geschickt. 3. Das Skript analysiert den Text mithilfe einer KI (Claude AI oder ChatGPT). 4. Je nach Analyse wird in FileMaker ein neuer Datensatz erstellt oder ein bestehender ergänzt.

So lassen sich Workflows wie “Meeting morgen mit Kunde Müller anlegen” oder “Status-Update für Projekt A-123” in Sekunden automatisieren.

Das PHP-Skript

Das Herzstück ist eine kleine API, die im Webserver läuft, nennen wir sie analyze_text.php.

1. Empfang der Daten

Das Skript nimmt POST-Anfragen mit JSON entgegen:

{
  "text": "Rückruf morgen für A-123"
}

2. KI-Analyse

Die KI wird mit einer klaren Vorgabe aufgerufen: sie soll den Text in ein JSON mit festen Feldern zerlegen – darunter action, project_id, date, text und user.

Beispielausgabe:

{
  "action": "create_note",
  "project_id": "A-123",
  "date": "2025-09-14",
  "text": "Rückruf morgen"
}

3. Verbindung zu FileMaker

Über die FileMaker Data API erfolgt ein Login mit Benutzername und Passwort. Anschließend lassen sich: • bestehende Projekte finden (_find-Abfrage nach Projekt-ID) • Portalzeilen anlegen (z. B. Notizen im Projekt) • neue Projekte erzeugen (wenn keine Referenz existiert)

Dafür verwendet das Skript die REST-Endpunkte wie: • POST /fmi/data/vLatest/databases//sessions → Login • POST /layouts//_find → Projektsuche • PATCH /layouts//records/ → Portalzeile erstellen • POST /layouts//records → neuen Datensatz anlegen

4. Ergebnis

Das Skript gibt eine JSON-Antwort zurück, z. B.:

{
  "ok": true,
  "original_text": "Rückruf morgen für A-123",
  "extracted": {
    "action": "create_note",
    "project_id": "A-123",
    "date": "2025-09-14",
    "text": "Rückruf morgen"
  },
  "filemaker": {
    "note_created": true,
    "project_record_id": "12345"
  },
  "timestamp": "2025-09-13 16:30:00"
}

Vorteile des Ansatzes • Keine Drittanbieter wie n8n oder Zapier notwendig • Direkter Zugriff auf FileMaker per Data API • Flexibel erweiterbar um eigene Aktionen (Tasks, Kontakte, Termine) • Einfache Integration in FileMaker-Layouts über einen WebViewer oder einen Button mit Insert from URL

Beispielanwendung in FileMaker • Button „Sprachnotiz analysieren“: Aufnahme → Text → POST an analyze_text.php • Automatisches Anlegen von Terminen oder Notizen im Projekt • Projektanlage per Sprache: „Neues Projekt mit Kunde Meier starten“ → neuer Datensatz mit Name und Kunde wird angelegt

Fazit

Mit nur einem PHP-Skript und der FileMaker Data API lässt sich ein eigener Mini-Connector bauen, der Sprache oder Texte in strukturierte FileMaker-Daten verwandelt. Das spart nicht nur Kosten für Integrationsdienste, sondern erlaubt auch maximale Kontrolle und Anpassung.