Ronny Schrader

KI-gestützte Datensatzerstellung in FileMaker: Wenn Sprache zu Daten wird !!! (Das System wird als AddOn in ein bestehendes FileMaker-System integriert)

Das Problem Jeder FileMaker-Entwickler kennt es: Daten erfassen ist mühsam. Besonders wenn Mitarbeiter unterwegs sind, offline arbeiten oder einfach keine Lust haben, Dutzende von Feldern auszufüllen. Was wäre, wenn man einfach sagen könnte:

“Erstelle einen Auftrag für Pumpe austauschen bei Anlage 2666, Status in Planung, Kategorie Reparatur, im Mai, mit Notiz und Aufgabe für 3 Mitarbeiter” Und das System erstellt automatisch: ✅ Den Master-Datensatz (Auftrag) ✅ Verknüpfte Notizen ✅ Tasks mit Fristen ✅ Automatische Verknüpfungen zu bestehenden Objekten ✅ Alle Felder korrekt befüllt Genau das haben wir gebaut.

Die Lösung: Ein intelligentes KI-Bridge-System Wir haben eine PHP-basierte Middleware entwickelt, die als Brücke zwischen FileMaker und Claude AI (Anthropic) funktioniert. Das Besondere: Das System ist vollständig konfigurierbar über FileMaker, ohne eine Zeile Code zu ändern. Die 3 Kern-Innovationen:

1. Dynamisches Config-System Statt statischer Workflows werden alle Konfigurationen als JSON in FileMaker gepflegt: Welche Layouts verwendet werden Welche Felder verfügbar sind Welche Item-Typen (Notizen, Tasks, etc.) erstellt werden sollen Spezielle Anweisungen für die KI Diese Configs werden automatisch auf dem Server gespeichert und können von jedem Mitarbeiter wiederverwendet werden.
2. Intelligente Config-Auswahl Das Geniale: Mitarbeiter müssen keine Config-ID mehr angeben. Das System analysiert ihren Text-Prompt automatisch:

Prompt: “Erstelle einen neuen Auftrag…” → System findet automatisch Config “Auftrag anlegen” → Lädt passende Feldnamen & Layouts → Führt aus

Über ein Keyword-Scoring-System werden Prompts mit gespeicherten Configs abgeglichen. Je mehr Keywords übereinstimmen, desto höher der Score. 3. Such- & Verknüpfungs-Engine Nicht nur Erstellen, auch Suchen! Das System kann: In bestehenden FileMaker-Datensätzen suchen (z.B. Anlage 2666) Relevante IDs extrahieren Automatisch mit neuen Datensätzen verknüpfen

Technische Highlights Intelligentes Field-Mapping Claude AI kennt FileMaker nicht. Aber unser System: Ruft dynamisch verfügbare Felder aus dem FileMaker-Layout ab Sendet sie als Prompt an Claude Claude befüllt nur existierende Felder Case-insensitive Matching (project_name → Project_Name) Automatische Datumskonvertierung (verschiedene Formate → FileMaker-Format) Filterung von AutoEnter/Calculation-Feldern

Multi-Item-Support Ein Prompt kann mehrere Aktionen auslösen:

{ “master”: “Auftrag erstellen”, “items”: [ “Notiz anlegen”, “Task anlegen”, “Objekt zuordnen” ] } Jedes Item kann erstellen oder suchen – automatisch erkannt anhand von Keywords wie “zuordnen”, “verknüpfen”, “finde”.

Das gibt der Mitarbeiter an: Erstelle einen neuen Auftrag und die Notiz -Teste mal die 1372- Der Auftragsname lautet Pumpe ist bald defekt und muss getauscht werden. Der Status lautet -In Planung-, die Kategorie heisst -Reparatur- Als Planungsmonat hinterlege den Mai. Die Anlage ist die 2666. Erstelle auch gleich eine Aufgabe dazu. Hinterlege das Product bzw. Objekt dazu. Für den Auftrag werden 3 Mitarbeiter benötigt.

Prominente Prompt-Hierarchie FileMaker-User können spezielle Anweisungen mitgeben: 🎯 SPEZIELLE ANWEISUNGEN FÜR DEN MASTER:────────────────────────────────────────Planungsmonat immer als 12/2025 formatieren.Anlagennummer in Feld id_anlage eintragen.────────────────────────────────────────BEACHTE DIESE ANWEISUNGEN STRIKT! Diese werden Claude mit visueller Betonung präsentiert, sodass sie nicht übersehen werden.

Use Cases aus der Praxis Szenario 1: Außendienst (Offline-First) Problem: Techniker ist vor Ort, kein Internet, notiert sich 10 Aufträge handschriftlich. Mit unserem System: Notizen in FMGo-App erfassen (offline) Bei Internet: Alle Prompts auf einmal absenden System erstellt automatisch alle Aufträge mit Notizen, Tasks, Verknüpfungen Techniker muss keine Felder ausfüllen Szenario 2: Multi-CRM Umgebung Problem: Firma hat mehrere CRM-Systeme (Vertrieb, Service, Projekte). Mit unserem System: Configs: crm_vertrieb_firma, service_auftrag, projekt_anlegen Automatische Config-Erkennung je nach Prompt Ein System, mehrere Workflows Szenario 3: Sprachbarriere Problem: Internationale Teams, verschiedene Sprachen. Mit unserem System: Prompts in jeder Sprache möglich (Claude versteht 95+ Sprachen) FileMaker-Feldnamen bleiben gleich Nur die Config-Bezeichnung anpassen

Performance & Kosten Geschwindigkeit Config-Laden: < 50ms (lokales JSON) Claude API: ~2-4 Sekunden (abhängig von Komplexität) FileMaker API: ~500ms pro Record Gesamt: 3-5 Sekunden für komplette Workflow-Ausführung API-Kosten (Claude Haiku) Input: ~$0.00025 pro 1K Tokens Output: ~$0.00125 pro 1K Tokens Durchschnitt: ~$0.01-0.03 pro Prompt → Selbst bei 1000 Prompts/Tag: ~$10-30/Monat

Sicherheit & Datenschutz ✅ Kein Datenleck: Nur Feldnamen (nicht Werte) werden im Prompt sichtbar ✅ Verschlüsselte Verbindung: HTTPS zu Claude API ✅ On-Premise möglich: Bei Bedarf mit lokaler AI (z.B. Ollama) ✅ Config-Zugriffskontrolle: FileMaker-Berechtigungen greifen

Technik: Frontend: FileMaker Pro/Go Middleware: PHP 8.x (FileMaker Data API + Anthropic API) AI: Claude 3 Haiku (Anthropic) Storage: JSON-Configs (dateisystembasiert)