Ronny Schrader

In vielen FileMaker-Projekten stellt sich irgendwann die Frage: Wie integriere ich eingehende E-Mails samt Anhängen möglichst flexibel in meine Lösung? Besonders dann, wenn keine Drittanbieter-Dienste gewünscht sind und alles unter eigener Kontrolle laufen soll. In einem aktuellen Projekt habe ich genau das umgesetzt, mit einer simplen, robusten Lösung per PHP und IMAP, die hervorragend mit FileMaker zusammenspielt.

Zielsetzung

Das System soll eingehende E-Mails (z. B. aus einem Support-Postfach) auslesen, alle relevanten Felder wie Betreff, Absender, Datum, Text und Anhänge verarbeiten und die Informationen strukturiert an FileMaker übergeben. Das ganze in einem JSON-Format, das sofort weiterverarbeitet werden kann.

Technischer Aufbau

Die zentrale Komponente ist ein PHP-Skript, das per imap_open() auf das Postfach zugreift und wahlweise alle oder nur ungelesene Mails verarbeitet. Um die Performance zu schonen, wird beim ersten Abruf ein Zeitraum (z. B. 30 Tage) berücksichtigt, danach nur noch UNSEEN-Mails. Das Format der zurückgegebenen Daten ist JSON.

[
  {
    "uid": 542,
    "subject": "Neuer Auftrag",
    "from": "info@kunde.de",
    "date": "2025-07-10 09:22:00",
    "body": "Anbei unser Auftrag...",
    "attachments": [
      {
        "filename": "auftrag.pdf",
        "mime_type": "application/pdf",
        "size": 18320,
        "content": "JVBERi0xLjQKJ...(Base64)",
        "disposition": "attachment",
        "url": "[meine-domain.de/mailanhan...](https://meine-domain.de/mailanhang/auftrag.pdf)"
      }
    ]
  }
]

Diese Daten werden dann einfach verarbeitet. In meinem ersten test ist nur ein Anhang möglich, allerdings ist die Anpassung innerhalb von FileMaker nur mit geringem Aufwand verbunden. Um die Verarbeitung von Anhängen so einfach wie möglich zu gestalten, werden die Mail-Anhänge auf dem Server gespeichert. Per JSON wird wie ersichtlich die URL zurückgeliefert. Somit ist es im Anschluss des Skriptes innerhalb von FileMaker möglich, die Dateien in FM-Containern zu speichern.

# MailAbruf in file Mail

# 
# 
Aus URL einfügen [ Auswahl ; Mit Dialog: Aus ; Ziel: $$MAIL_JSON ; "[deine](https://deine)_url_test.de/cap/imap_fetch_mails.php" ]
# 
Variable setzen [ $anzahl ; Wert: ElementeAnzahl ( JSONListKeys ( $$MAIL_JSON ; "" ) ) ]
Variable setzen [ $json ; Wert: $$MAIL_JSON ]
# 
# 
Variable setzen [ $i ; Wert: 0 ]
# 
Schleife (Anfang) [ Flush: Immer ]
	Verlasse Schleife wenn [ $i ≥ $anzahl ]
	Variable setzen [ $uid ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].uid" ) ]
	Variable setzen [ $subject ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].subject" ) ]
	Variable setzen [ $from ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].from" ) ]
	Variable setzen [ $date ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].date" ) ]
	Variable setzen [ $body ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].body" ) ]
	Variable setzen [ $mime ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].mime_type" ) ]
	Variable setzen [ $mime_type ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].attachments[0].mime_type" ) ]
	# 
	#  Verarbeitung der Anhänge
	Variable setzen [ $anzahl_anhang ; Wert: ElementeAnzahl ( JSONListKeys ( $json ; "[" & $i & "].attachments" ) ) ]
	Wenn [ $anzahl_anhang > 0 ]
		Variable setzen [ $anhang_filename ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].attachments[0].filename" ) ]
		Variable setzen [ $anhang_base64 ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].attachments[0].base64" ) ]
		Variable setzen [ $mime_type ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].attachments[0].mime_type" ) ]
		Variable setzen [ $anhang_url ; Wert: JSONGetElement ( $json ; "[" & $i & "].attachments[0].url" ) ]
	Ende (wenn)
	# 
	# 
	# 
	# 
	# Datensatz anlegen
	Neuer Datensatz/Abfrage
	Feldwert setzen [ Mails::uid ; $uid ]
	Feldwert setzen [ Mails::subject ; $subject ]
	Feldwert setzen [ Mails::from ; $from ]
	Feldwert setzen [ Mails::date ; $date ]
	Feldwert setzen [ Mails::body ; $body ]
	Feldwert setzen [ Mails::anhang_filename ; $anhang_filename ]
	Feldwert setzen [ Mails::anhang_base64 ; $anhang_base64 ]
	Feldwert setzen [ Mails::anhang_mime_typ ; $mime_type ]
	#  Datei als Anhang nach FileMaker
	Variable setzen [ $base64 ; Wert: Mails::anhang_base64 ]
	Variable setzen [ $mime ; Wert: Mails::anhang_mime_typ ]
	Variable setzen [ $name ; Wert: Mails::anhang_filename ]
	#  Data URL vorbereiten
	Feldwert setzen [ Mails::anhang_url ; $anhang_url ]
	Aus URL einfügen [ Auswahl ; Mit Dialog: Aus ; Ziel: Mails::anhang_container ; Mails::anhang_url ]
	Variable setzen [ $i ; Wert: $i + 1 ]
	#  Nun den Dateianhang wieder löschen
	Variable setzen [ $deleteURL ; Wert: "[deine](https://deine)_url_test.de/cap/delete_attachment.php?file=" &Mails::anhang_filename ]
	Scriptpause setzen [ Dauer (Sekunden): 1 ]
	Aus URL einfügen [ Auswahl ; Mit Dialog: Aus ; Ziel: $$ANTWORT ; $deleteURL ]
Schleife (Ende)

Um nicht die Anhänge längerfristig auf dem Server zu speichern, wird nach einer Scriptpause, ein weiteres PHP-Script aufgerufen. Dieses löscht den Anhang und stellt somit sicher, das dieser nicht über eine URL sichtbar gemacht werden kann.

Diese Lösung ist ideal für FileMaker-Projekte, bei denen volle Kontrolle über das E-Mail-System gewünscht ist. Sie erfordert kein IMAP-Plugin, kein MBS, keine externen Dienste und ist vollständig serverbasiert. Alles steuerbar über einfache URL-Aufrufe. Der Abruf von E-Mails wird so zum automatisierten Teil des Workflows, vom Posteingang bis zur direkten Weiterverarbeitung in FileMaker.